Obieg dokumentów w urzędzie. Jakie rozwiązanie jest na czasie?

Obieg dokumentów w urzędzie - Connecto DMS

Elektroniczny obieg dokumentów coraz częściej jest świadomym wyborem przedsiębiorców. System pozwala na oszczędność czasu, obniżenie kosztów działania oraz kontrolę codziennych zadań administracyjnych.

1. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
2. Jakie są zalety systemu do obiegu dokumentów?
3. Jak rozliczać dokumenty w formie elektronicznej?
4. Obieg dokumentów a system informatyczny
5. Integracja z systemem klasy ERP
6. Wersja demo oprogramowania

Obieg dokumentów w formie elektronicznej

Na rozwiązanie, które z biegiem czasu jest w stanie wyprzeć tradycyjny dokument papierowy decydują się już nie tylko prywatne firmy, ale także urzędy. Sektor publiczny rośnie w siłę pod kątem systemów informatycznych, goniąc naszych zagranicznych sąsiadów, którzy z takiego oprogramowania korzystają od lat.

Obecnie forma papierowa jest istotna, ale z biegiem czasu będzie odgrywać coraz mniejszą rolę, ponieważ narzędzia informatyczne umożliwiają swobodne zarządzania dokumentami, a sam obieg jest prosty w obsłudze i może do niego dotrzeć szersze grono odbiorców (w tym przypadku użytkowników systemu).

Zalety obiegu dokumentów

Największą zaletą obiegu dokumentów jest oszczędność czasu i kosztów, porównując to do tradycyjnego modelu, którego działanie opiera się głównie na dokumentach papierowych. Przepływ informacji jest przejrzysty i prosty, dzięki czemu faktura czy umowa zawsze trafi do właściwego adresata. Samo uporządkowanie dokumentacji sprawia, że ryzyko zniszczenia lub zagubienia dokumentu maleje.

Obieg dokumentów - Connecto DMS — fot. Screen z systemu Connecto DMS – moduł obiegu dokumentów

Wykorzystanie system do elektronicznego obiegu dokumentu to zmniejszenie kosztów drukowania, skanowania oraz archiwizacji. Dostęp do dokumentów możliwy jest 24 godziny na dobę, w każdym miejscu, w którym znajduje się użytkownik.

Rozliczanie dokumentów w formie elektronicznej

Działanie systemu do obiegu dokumentów w wielu przedsiębiorstwach wygląda podobnie, niezależnie od tego czy jest to firma prywatna czy urząd. Przykładem może być wewnętrzne zapotrzebowanie firmy, z którego powstają koszty operacyjne w postaci zamówienia. Następnie wpływa faktura, przetworzona w obieg dokumentów, by w końcu trafić do systemu ERP lub bankowości.

Rozwiązanie dobrze funkcjonuje w przedsiębiorstwach o rozproszonej strukturze. Mowa tu o sytuacji, gdy część pracowników pracuje poza biurem lub oddziały firmy znajdują się w różnych miejscach w kraju. Zarządzanie dokumentami i przepływ informacji jest dużo prostszy i efektywny. Nie ma znaczenia, w jakiej branży będzie funkcjonował system elektronicznego obiegu dokumentów, ponieważ jest on na tyle elastyczny, by się do niej dopasować.

Elektroniczny obieg dokumentów w Connecto DMS

Przy wybieraniu systemu dość istotna jest to, by zwrócić uwagę na możliwości jego funkcjonalności w przedsiębiorstwie. Na rynku są zarówno rozwiązania „szyte na miarę”, jak i te „pudełkowe”, których nie da się rozbudować.

Jednym z rozwiązań, które można dopasować do działania i profilu przedsiębiorstwa jest system Connecto DMS. Rozwiązanie te składa się z czterech modułów:

To otwarta platforma w całości konfigurowana według potrzeb i wymagań firmy, która decyduje się na wdrożenie systemu. Ścieżka obiegu dokumentu ustalana jest w trakcie analizy przedwdrożeniowej. Biorą w niej udział osoby z zarządu firmy wybierającej rozwiązanie, jak i specjalistów wdrażającej te rozwiązanie.

Obieg dokumentów z systemem ERP

Istotną informacją jest możliwość integracji obiegu dokumentów z systemami klasy ERP. Dzięki temu zarządzanie obszarami miękkimi i twardymi firmy odbywa się z poziomu jednego systemu informatycznego. Najczęściej wybieranymi rozwiązaniami w tym obszarze są moduły Connecto DMS połączone z Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL.

Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie to tylko przykład, pokazujący jak system zachowuje się pod kątem administracyjnym. Równie dobrze można przedstawiać jego działanie w branży budowlanej czy handlowej.

Wersja demo

Chcesz wdrożyć obieg dokumentów? Zadzwoń pod nr 32 420 66 21 lub wypełnij poniższy formularz.

Firma

NIP

Osoba kontaktowa

Adres email

Telefon

Wyrażam zgodę na przetwarzanie i przekazywanie przez Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o moich danych osobowych w celach marketingowych i informacyjnych zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu odpowiedzi na przesłaną wiadomość do Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.

Uprzejmie informujemy, że: a) Connecto Sp. z o. o o., ul. Mariacka 1/5, 41-205 Sosnowiec stanie się Administratorem Pani/Pana danych osobowych, b) dane osobowe będą przetwarzane w celu odpowiedzi na Pana/Pani zapytanie, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych - wykorzystamy je dla przedstawienia oferty naszych produktów i usług bądź informacji o naszej działalności, c) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych., d) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak ich podania uniemożliwi nam odpowiedź na Pana/Pani zapytanie złożone za pośrednictwem stron internetowej e) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych, f) dane osobowe będą przetwarzane w warunkach zapewniających ich ochronę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, g) dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, W zakresie określonym w pkt. a)-f) powyżej oświadczenia, żądania lub pytania należy zgłaszać w formie elektronicznej na adres biuro@connecto.pl lub pisemnej na adres Connecto Sp. z o.o., ul. Mariacka 1/5, 41-205 Sosnowiec.