Archiwizacja dokumentów obowiązkowa jest w każdej firmie, bez żadnych wyjątków. Wymagane jest zbieranie wszystkich dokumentów, które powstały podczas prowadzenia działalności.
Są przedsiębiorstwa generujące tysiące dokumentów miesięcznie. Dlatego, by nie pogubić się w papierach i prawidłowo je archiwizować firmy decydują się na wdrożenie systemów informatycznych, które wspierają ich w działaniach.
1. Co to jest archiwizowanie dokumentów?
2. Klasyfikacja dokumentów
3. Elektronicznie czy klasycznie?
4. Demo oprogramowania
Archiwizacja dokumentów – co to jest i na czym polega?
Archiwizacja dokumentów to zbieranie dokumentów firmy, ich klasyfikacja i zabezpieczenie oraz przechowywanie. Czas przechowywania dokumentów jest określony państwowo. Przedsiębiorcy mogą zniszczyć dokumenty dopiero, gdy minie okres obowiązkowej archiwizacji.
Urząd Skarbowy może każdej chwili zgłosić się do danego przedsiębiorstwa w celu kontroli dokumentów, które są odpowiednio sklasyfikowane.
Jak klasyfikowane są dokumenty?
Każdemu z dokumentów nadawane są oznaczenia literowe, co pozwoli je klasyfikować.
Symbol A – są nim oznaczone dokumenty, które mają wartość historyczną i istnieje obowiązek, by przetrzymywać je wieczyście.
Symbol B – oznacza się nim dokumenty niearchiwalne.
Symbol Bc – to symbol wykorzystywany przy dokumentach, które można zniszczyć od razu po ich wykorzystaniu. Dokument można zniszczyć w biurowej niszczarce, bez potrzeby oddawania ich do firm utylizacyjnych.
Symbol B + cyfra – oznaczenie dokumentacji, jaką trzeba archiwizować przez dany okres. Cyfra po symbolu oznacza liczbę lat obowiązkowego przetrzymywania dokumentu.
Symbol BE + cyfra – dotyczy to dokumentu, który po ilości lat (cyfra po symbolu), wymaga przejrzenia ze względu na jego treść i charakter. Po zapoznaniu się z dokumentem trzeba podjąć decyzję o zniszczeniu albo zmianie symbolu klasyfikacji.
Archiwizacja dokumentów – elektroniczna czy tradycyjna?
Obecnie odchodzi się od archiwizowania dokumentów wyłącznie w formie papierowej. Dostępne dzisiaj systemy informatyczne pozwalają na elektroniczny obieg dokumentów, który od razu archiwizuje każdą fakturę czy umowę.
Poza wygodą i przyśpieszeniem pracy, spada ryzyko uszkodzenia lub zagubienia dokumentu, co w przypadku dokumentacji papierowej może wydarzy się w każdej chwili.
W artykule, który opisuje obieg faktury kosztowej widać w jak dużym stopniu usprawnia pracę system informatyczny. Mowa tu nie tylko obiegu dokumentu, który według ustalonej wcześniej ścieżki trafia do odpowiednich osób, ale też o archiwizacji.
Z rozwiązania korzystają firmy z sektora MŚP oraz większe przedsiębiorstwa z Polski i z zagranicy.
Demo oprogramowania
Chcesz wdrożyć archiwizację dokumentów? Zadzwoń pod nr 32 420 66 21 lub wypełnij poniższy formularz.
