Papierowe dokumenty są wykorzystywane coraz rzadziej. Wynika to głównie z wygody, a także oszczędności czasu i papieru. Cyfrowe archiwum z wielu względów jest zdecydowanie bardziej funkcjonalne niż tradycyjne regały z segregatorami. Jak je stworzyć? Wyjaśniamy, na czym właściwie polega digitalizacja obiegu dokumentów oraz dlaczego warto się na nią zdecydować!
Digitalizacja dokumentów
Digitalizacja dokumentów polega na przekształcaniu papierowych umów, faktur, rachunków i innych dokumentów w cyfrowe wersje. Najczęściej w tym celu wykonuje się wysokiej jakości skany, które mogą zostać zapisane w bazie danych oraz przesłane do upoważnionych osób.
Proces digitalizacji dokumentów jest ważnym elementem przygotowania organizacji do wprowadzenia cyfrowego obiegu. Współcześnie coraz częściej odchodzi się od papierowych dokumentów, ponieważ sprawia wiele kłopotów. Trzeba je przechowywać, są narażone na zniszczenie, zgubienie czy kradzież, generują duże ilości odpadów, a ich przekazywanie/wysyłka zajmuje zbyt dużo czasu.
Digitalizacja tradycyjnego archiwum pozwala przejść na cyfrową wymianę informacji, która jest szybka, wygodniejsza, bezpieczniejsza oraz bardziej ekologiczna.
Cyfryzacja dokumentów i jej zalety
Cyfryzacja dokumentów i jej zalety przyczyniają się do znacznego usprawnienia funkcjonowania organizacji. W ten sposób można bowiem przyspieszyć oraz ułatwić wiele procesów i formalności.
Do największych zalet cyfryzacji dokumentów można zaliczyć to, że jest to rozwiązanie:
- wygodne – dokumenty można tworzyć, wysyłać i odbierać za pomocą kilku kliknięć, w każdej chwili, gdziekolwiek się jest (wystarczy komputer albo urządzenie mobilne podłączone do internetu);
- oszczędne – korzystanie z cyfrowych plików pozwala generować oszczędności na m.in. materiałach biurowych, druku (papier, tusz/toner, prąd) czy przechowywaniu i wysyłce dokumentów;
- bezpieczne – pliki są chronione przez nowoczesne zabezpieczenia, a do tego wykonywane są kopie zapasowe; cyfrowe dokumenty nie mogą zostać zgubione, zalane czy spalone, a przy tym ryzyko ich skasowania, modyfikacji, wycieku czy kradzieży jest ograniczone do minimum; system gwarantuje, że trafiają wyłącznie do osób uprawnionych;
- ekologiczne – pliki pozwalają zmniejszyć zużycie papieru, tuszów/tonerów oraz energii elektrycznej, zmniejszając ilość odpadów oraz ślad węglowy (generowany przy produkcji tych zasobów).
Wdrożenie cyfryzacji dokumentów pozwala m.in. poprawić organizację pracy, zwiększyć wydajność pracowników, wzmocnić pozytywny wizerunek firmy. To przekłada się na podniesienie jakości oferowanych produktów i/lub usług, co z kolei zwiększa konkurencyjność na rynku oraz przyczynia się do większych zysków.
Cyfryzacja obiegu dokumentów
Cyfryzacja obiegu dokumentów jest wieloetapowym procesem, dlatego warto zlecić to zadanie profesjonalistom. Doświadczony zespół specjalistów IT pomoże dobrać odpowiedni system, a następnie zajmie się jego wdrożeniem. Dopilnuje, by przenieść wszystkie dane oraz odpowiednio zintegrować program z innymi wykorzystywanymi aplikacjami i narzędziami.
Więcej informacji znajdziesz na stronie: https://www.connecto.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow/
