
Rozwój technologii i cyfryzacji w coraz większym stopniu objawia się we wszystkich sferach codziennego życia. Od kilku lat z powodzeniem znajduje swoje zastosowanie również w obszarze tworzenia, ewidencji oraz archiwizacji dokumentów.
1. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
2. Zarządzanie dokumentami w wersji elektronicznej
3. Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
4. Korzyści płynące z wdrożenia systemu do obiegu dokumentów
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że firmy oszczędzają czas i pieniądze. Wzrasta wydajność pracowników, którzy zamiast przetwarzać dokumenty osobiście, mogą skorzystać z elektrycznego obiegu dokumentacji. Dzięki temu informacje są lepiej zabezpieczone i możliwa jest większa kontrola nad przepływem informacji. Automatyzacja procesu obiegu faktur, korespondencji i umów to dobro dla każdej firmy, w której istotne jest zwiększenie wydajności i ograniczenie kosztów.
Zarządzanie dokumentami w wersji elektronicznej
Obecnie elektroniczna postać zarządzania dokumentami oraz zadaniami przyjmuje różne oblicza. Powinny być one przystosowane do profilu firmy i potrzeb indywidualnego użytkownika. Nie mniej jednak, w ogólnym znaczeniu, jest to struktura informatyczna oparta na rozbudowanej bazie danych, dotycząca określonej dokumentacji. W oparciu o potrzeby i cele, programy dedykowanie obsłudze elektronicznego obiegu dokumentów wprowadzają przydatne funkcje. Dzięki temu system może osiągnąć maksimum efektywności.
W zależności od oczekiwań przedsiębiorstwa, może to być swobodny i nieograniczony dostęp do dokumentów i informacji o nich czy możliwość wprowadzenia potrzebnych modyfikacji. Dzięki temu zyskuje się narzędzie do standaryzacji i regulacji przepływu dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów poprawia w znaczącym stopniu możliwości administrowania przedsiębiorstwem.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów jest bez wątpienia nowoczesnym rozwiązaniem, które wdrażane jest regularnie w wielu branżach. Pozytywne konsekwencje, jakie za sobą niesie to:
• Wspólna przestrzeń dla całości dokumentacji. Przede wszystkim jest to sposób na zebranie pełnej informacji o dokumentacji w jednym, centralnym miejscu. Może to być platforma, baza lub domena z określonymi zasadami dostępu. Każdy dokument zostaje wprowadzony jako postać elektroniczna, następnie pokonuje te same etapy, które z kolei są odnotowywane i zestawiane.
• Określanie położenia dokumentu. Możliwość pełnego monitorowania lokalizacji poszczególnych materiałów w każdym momencie. Odpowiednio skonfigurowane bazy generują natychmiastową informację zwrotną o ewentualnej zmianie położenia dokumentu oraz zastosowanym wobec niego operacjom.
• Natychmiastowe wyszukiwanie. W tym miejscu znów warto wskazać zasadnicze ułatwienie, tym razem w zakresie szybkiego odnajdywania potrzebnego materiału. Dzięki temu można ustalić czy konkretny dokument trafił do placówki, kto go odebrał, przetworzył lub w jaki sposób został zarchiwizowany – i co najważniejsze – jak w danej chwili do niego dotrzeć.
• Uporządkowanie przestrzeni. Ostatnią, jednak równie istotną zaletą jest oszczędność miejsca. Dokumentacja, zwłaszcza ta obszerna w swojej tradycyjnej, papierowej postaci, z reguły wymaga dużej powierzchni przechowywania. W przypadku formy elektronicznej, wystarczy zdalny dostęp do podręcznego archiwum.
Korzyści płynące z wdrożenia systemu do obiegu dokumentów
Wszystkie te zalety składają się na ujednolicanie wszelkich procedur w firmie. To z kolei usprawnia realizację poszczególnych czynności i poprawia jakość obsługi klientów końcowych. Korzyści płynące z elektronicznego obiegu dokumentów przekładają się na usprawnienie procesu zarządzania firmą, oszczędność czasu i wzrost komfortu użytkowników.
Ponadto w perspektywie całościowej umożliwiają zwiększenie wydajności wszelkich działań przedsiębiorstwa. Jest to uniwersalne narzędzie efektywnego zarządzania materiałami, które sprawdza się we wszystkich branżach, bez względu na strukturę organizacyjną, szczebel czy zasoby.