Wraz ze wzrostem naszej organizacji, zwiększa się ilość generowanej korespondencji, zarówno przychodzącej i wychodzącej, jak i wewnętrznej. Doskonałym sposobem na zapanowanie nad ciągle rosnącym stosem pism w firmie jest wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentacji. Sztandarową funkcjonalnością takiego systemu jest właśnie obieg pism w firmie.
2. Popularne systemy do obiegu dokumentów
3. Prezentacja systemu do obiegu korespondencji
Jak usprawnić obieg korespondencji w firmie?
Jeżeli twoja firma jest zasypywana pismami, a organizacja jest na tyle duża, że co raz trudniej jest dojść do informacji, do kogo właściwie jest ona zaadresowana, należy jak najszybciej sięgnąć po system do elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów.
Problemy jakie najczęściej występują w firmie przed wdrożeniem obiegu korespondencji:
• Trudność w znalezieniu odpowiedniego adresata pisma – dokument może być opisany na przykład tylko numerem umowy czy projektu lub samą nazwą działu.
• Trudność w skutecznym przekazaniu pisma – osoba, która jest adresatem może przebywać na urlopie lub wyjeździe, a pozostawienie pisma na biurku może wiązać się z naruszeniem bezpieczeństwa danych.
• Brak informacji o powiązanych pismach – księga kancelaryjna nie przechowuje informacji o odpowiedziach na pisma oraz nie pozwoli na zapoznanie się z ich treścią w przeciągu sekund.
• Brak poufności danych – pisma krążą po firmie w formie papierowej, są kserowane i skanowane. Sprawia to, że dane wrażliwe są łatwo dostępne dla osób niepowołanych.
Popularne systemy do obiegu dokumentów
Najpopularniejsze systemy do obiegu dokumentów pozwalają na całkowitą personalizację procesów biznesowych w nich odzwierciedlonych. Oznacza to, że można samemu zaprojektować bazę danych pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych zgodnie z panującymi w firmami przyzwyczajeniami i zasadami.
W pierwszej kolejności tworzony jest formularz dokumentu. Najczęściej zawiera on informacje takie jak temat pisma, nadawca, data pisma, data otrzymania, powiązane pisma, projekty czy umowy. Następnie do formularza przypinany jest schemat obiegu dokumentu. Opisuje on ścieżkę i reguły jego obiegu po firmie.
Ostatnim etapem jest ustalenie uprawnień dla użytkowników – dobry system pozwala na dowolne kreowanie systemu uprawnień. Przykładowo sekretariat oraz dyrekcja posiadają pełen dostęp do wszystkich pism, zaś szeregowi pracownicy widza pisma, które sami nadali lub otrzymali w ramach obiegu dokumentów.
Prezentacja systemu do obiegu korespondencji
Z racji faktu, że tego typu oprogramowanie wdrażane jest zgodnie z wytycznymi klienta należy wymagać od firmy, która prezentuje system do obiegu dokumentu, aby przygotowała pokaz zgodny z naszymi potrzebami.
Grupa Connecto zawsze prowadzi prezentacje oprogramowania Connecto DMS na żywej bazie danych, a przebieg spotkania i prezentowane elementy wybierane są przez klienta. Umów się na prezentację obiegu dokumentów jeszcze dzisiaj i zobacz obieg pism, umów, ofert i wiele więcej.
Wypełnij poniższy formularz, a nasi specjaliści skontaktują się tak szybko, jak to możliwe. Jesteśmy dostępni również pod numerem telefonu 32 263 00 00.
