Obieg korespondencji w firmie – jak go usprawnić?

Reklama

Reklama
Obieg korespondencji w firmie jak go usprawnić
[Głosów:0    Średnia:0/5]

Wraz ze wzrostem naszej organizacji, zwiększa się ilość generowanej korespondencji, zarówno przychodzącej i wychodzącej, jak i wewnętrznej. Doskonałym sposobem na zapanowanie nad ciągle rosnącym stosem pism w firmie jest wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentacji. Sztandarową funkcjonalnością takiego systemu jest właśnie obieg pism w firmie.

Jak usprawnić obieg korespondencji w firmie?

Jeżeli twoja firma jest zasypywana pismami, a organizacja jest na tyle duża, że co raz trudniej jest dojść do informacji, do kogo właściwie jest ona zaadresowana, należy jak najszybciej sięgnąć po system do elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów.

Problemy jakie najczęściej występują w firmie przed wdrożeniem obiegu korespondencji:
• Trudność w znalezieniu odpowiedniego adresata pisma – dokument może być opisany na przykład tylko numerem umowy czy projektu lub samą nazwą działu.

• Trudność w skutecznym przekazaniu pisma – osoba, która jest adresatem może przebywać na urlopie lub wyjeździe, a pozostawienie pisma na biurku może wiązać się z naruszeniem bezpieczeństwa danych.

• Brak informacji o powiązanych pismach – księga kancelaryjna nie przechowuje informacji o odpowiedziach na pisma oraz nie pozwoli na zapoznanie się z ich treścią w przeciągu sekund.

• Brak poufności danych – pisma krążą po firmie w formie papierowej, są kserowane i skanowane. Sprawia to, że dane wrażliwe są łatwo dostępne dla osób niepowołanych.

Popularne systemy do obiegu dokumentów

Najpopularniejsze systemy do obiegu dokumentów pozwalają na całkowitą personalizację procesów biznesowych w nich odzwierciedlonych. Oznacza to, że można samemu zaprojektować bazę danych pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych zgodnie z panującymi w firmami przyzwyczajeniami i zasadami.

W pierwszej kolejności tworzony jest formularz dokumentu. Najczęściej zawiera on informacje takie jak temat pisma, nadawca, data pisma, data otrzymania, powiązane pisma, projekty czy umowy. Następnie do formularza przypinany jest schemat obiegu dokumentu. Opisuje on ścieżkę i reguły jego obiegu po firmie.

Ostatnim etapem jest ustalenie uprawnień dla użytkowników – dobry system pozwala na dowolne kreowanie systemu uprawnień. Przykładowo sekretariat oraz dyrekcja posiadają pełen dostęp do wszystkich pism, zaś szeregowi pracownicy widza pisma, które sami nadali lub otrzymali w ramach obiegu dokumentów.

Prezentacja systemu do obiegu korespondencji

Z racji faktu, że tego typu oprogramowanie wdrażane jest zgodnie z wytycznymi klienta należy wymagać od firmy, która prezentuje system do obiegu dokumentu, aby przygotowała pokaz zgodny z naszymi potrzebami.

Grupa Connecto zawsze prowadzi prezentacje oprogramowania Connecto DMS na żywej bazie danych, a przebieg spotkania i prezentowane elementy wybierane są przez klienta. Umów się na prezentację obiegu dokumentów jeszcze dzisiaj i zobacz obieg pism, umów, ofert i wiele więcej.

Wypełnij poniższy formularz, a nasi specjaliści skontaktują się tak szybko, jak to możliwe. Jesteśmy dostępni również pod numerem telefonu 32 263 00 00.

Firma

NIP

Osoba kontaktowa

Adres email

Telefon

Wyrażam zgodę na przetwarzanie i przekazywanie przez Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o moich danych osobowych w celach marketingowych i informacyjnych zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu odpowiedzi na przesłaną wiadomość do Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.

Uprzejmie informujemy, że:
a) Connecto Sp. z o. o o., ul. Mariacka 1/5, 41-205 Sosnowiec stanie się Administratorem Pani/Pana danych osobowych,
b) dane osobowe będą przetwarzane w celu odpowiedzi na Pana/Pani zapytanie, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych - wykorzystamy je dla przedstawienia oferty naszych produktów i usług bądź informacji o naszej działalności,
c) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.,
d) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak ich podania uniemożliwi nam odpowiedź na Pana/Pani zapytanie złożone za pośrednictwem stron internetowej
e) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
f) dane osobowe będą przetwarzane w warunkach zapewniających ich ochronę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
g) dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,
W zakresie określonym w pkt. a)-f) powyżej oświadczenia, żądania lub pytania należy zgłaszać w formie elektronicznej na adres biuro@connecto.pl lub pisemnej na adres Connecto Sp. z o.o., ul. Mariacka 1/5, 41-205 Sosnowiec.