Procedura akceptacji faktur kosztowych

Oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentów to jedno z najpopularniejszych obecnie wdrażanych rozwiązań w polskich przedsiębiorstwach. Niemal każda firma, która decyduje się na rozwiązanie tego typu wybiera wdrożenie obiegu faktur kosztowych. W tym artykule przedstawimy jak może wyglądać przykładowy proces akceptacji faktury kosztowej na przykładzie systemów Connecto DMS i Comarch ERP Optima.

Rejestracja dokumentu kosztowego

Dokument w formie skanu może być dostarczony do systemu Connecto DMS za pomocą aplikacji okienkowej Windows, aplikacji mobilnej Android i aplikacji internetowej obsługiwanej przez wszystkie przeglądarki. Skan dokumentu może być zeskanowany i dodany do poczekalni lub bezpośrednio przekształcony do dokumentu kosztowego, np. faktury kosztowej.

Procesowanie dokumentu przez silnik OCR

Dokument dodany w formie skanu może być przeprocesowany przez silnik OCR. Oznacza to, że specjalny algorytm przeanalizuje fakturę i automatycznie uzupełni podstawowe informacje na jej temat, wyręczając w tym sekretarkę lub inną osobę rejestrującą. Najczęściej automatycznie rozpoznawany jest NIP kontrahenta, daty, numery konta i wartości na dokumencie.

Przekazanie faktury kosztowej do rozliczenia

Po opisaniu wszystkich danych nagłówkowych, dokument faktury kosztowej przekazywany jest do osoby odpowiedzialnej za powstanie kosztu lub do specjalnej poczekalni, gdzie oczekuje na podcięcie przez osobę, która poniosła koszty wynikające z dokumentu. Jeżeli faktura nie zostanie zabrana z koszyka w wyznaczonym czasie, wróci ona na etap rejestracji z odpowiednią adnotacją.

Osoba, która podejmie dokument może opisać ją w sposób bardziej szczegółowy, na przykład:

• powiązać z umową, protokołem lub innym dokumentem;
• rozliczyć budżet w systemie Connecto DMS;
• wskazać odpowiednie MPK dla pozycji faktury;
• opisać naturę faktury (częściowo zakupowa lub zakupowa, niejawna itp.).

Dokument znajduje się w obiegu na etapie „Do rozliczenia” do momentu, aż spełnione zostaną wszystkie warunki brzegowe opisane przez organizację, na przykład rozliczenie pełnej kwoty dokumentu względem budżetów.

Akceptacja faktury kosztowej

Po spełnieniu wszystkich warunków dokument może trafić na ścieżkę wielostopniowej akceptacji. Najczęściej parametrem, w oparciu o który silnik workflow decyduje o dalszej ścieżce dokumentu jest wartość netto poniesionych kosztów.

Dokument poniżej pewnej kwoty nie wymaga akceptacji, zaś powyżej innych kwot wymaga akceptacji jedno, dwu lub wielostopniowej. Silnik workflow pozwala na budowanie dowolnych ścieżek logicznych obiegu dokumentu. Może on na przykład wymusić drogę akceptacji kierownika działu, jeżeli dokument rozliczony został przez szeregowego pracownika.

Integracja z systemem księgowym (ERP)

Dokument po zaakceptowaniu trafia do służb księgowych, które mogą zrewidować poprawność jego rozliczenia, oraz uzupełnić ewentualne brakujące dane. Po zweryfikowaniu faktury, pracownik księgowości przenosi ją do odpowiedniego miejsca (np. rejestr VAT) w systemie księgowym za pomocą jednego przycisku.