Następnym krokiem po wdrożeniu wydajnego systemu ERP, jest znalezienie rozwiązania informatycznego, które pozwoli na uporządkowanie procesów miękkich w przedsiębiorstwie.
Narzędzie do zarządzania workflow (ang. Przepływ pracy) pozwala na przeniesienie większości zadań i procedur do świata cyfrowego. Myśląc o narzędziach workflow często przychodzi nam do głowy system do elektronicznego obiegu dokumentacji. Jest to jednak pewne niedopowiedzenie, gdyż prawdą jest, że rozwiązania tego typu oparte są o silniki workflow, to jednak nie są one tożsame.
2. Workflow jako część elektronicznego obiegu dokumentów
3. Umów się na prezentację systemu workflow
Czym jest workflow?
Jest to usługa lub aplikacja, której zadaniem jest nadzorowanie zdarzeń w systemie informatycznym i w zależności od wykonanej czynności wykonanie akcji zwrotnej, na przykład:
- Przekazanie notyfikacji do użytkownika lub grupy użytkowników
- Wykonanie funkcji wewnętrznej lub zewnętrznej
- Zmiana stanu lub wybranych cech dokumentu lub innego obiektu biznesowego
- Wysłanie lub pobranie informacji z zewnętrznej aplikacji lub usługi
- Zablokowanie akcji z powodu braku uprawnień
Workflow jako część elektronicznego obiegu dokumentów
System do elektronicznego obiegu dokumentacji najlepiej działa, jeżeli posiada wbudowany silnik workflow. Rozwiązanie tego typu posiada oprogramowanie Connecto DMS, gdzie oprócz definiowania formularza dokumentu, oraz ścieżki jego obiegu, istnieje możliwość konfiguracji silnika workflow aby ten:
- Uwzględniał uprawnienia do wykonywania czynności
- Sprawdzał warunki obowiązkowe wymagane do zmiany etapu dokumentu
- Dobierał ścieżkę w zależności od wielu dowolnych czynników
- Reagował w momencie powstania wąskiego gardła lub zaistnienia warunku krytycznego
- Informował o kluczowych wydarzeniach odpowiednie osoby
Świetnym przykładem aktywnej współpracy elektronicznego obiegu dokumentów z silnikiem workflow jest obieg faktury kosztowej w firmie budowlanej. Faktura, w zależności od wartości wymaga różnych poziomów akceptacji, jeżeli jest przetrzymywana zbyt długo – notyfikowany jest o tym przełożony, jeżeli klient posiada zablokowane płatności – system zablokuje obieg dokumentu do czasu wyjaśnienia.
Jeżeli dokument spełni odpowiednie warunki – automatycznie trafi do odpowiedniego miejsca w bazie danych systemu ERP (np. Rejestr VAT). Wszystkie te czynności nadzorowane są przez silnik workflow i odciążają pracowników, ponieważ dzieją się automatycznie.
Umów się na prezentację systemu workflow
Jeżeli twoja organizacja zastanawia się nad wdrożeniem oprogramowania do zarządzania przepływem pracy (Workflow) w postaci elektronicznego obiegu dokumentów, CRM czy na przykład automatyzacji pracy w systemie ERP, skontaktuj się z firmą Connecto za pomocą formularza kontaktowego lub zadzwoń 32 263 00 00.
Prezentacja systemu workflow jest darmowa i może odbyć się w siedzibie Twojej firmy, w oddziale Connecto w Sosnowcu lub Łodzi lub zdalnie – przez internet. W spotkaniu uczestniczyć będą przedstawiciele działów wdrożeniowego i handlowego, dlatego w czasie jednej rozmowy możesz uzyskać odpowiedzi na wszystkie pytania związane z aspektami technicznymi i finansowymi.
