Archiwizacja dokumentów w firmie

Reklama

Reklama
Archiwizacja dokumentow w firmie
[Głosów:0    Średnia:0/5]

Archiwizacja dokumentów obowiązkowa jest w każdej firmie, bez żadnych wyjątków. Wymagane jest zbieranie wszystkich dokumentów, które powstały podczas prowadzenia działalności.

Są przedsiębiorstwa generujące tysiące dokumentów miesięcznie. Dlatego, by nie pogubić się w papierach i prawidłowo je archiwizować firmy decydują się na wdrożenie systemów informatycznych, które wspierają ich w działaniach.

1. Co to jest archiwizowanie dokumentów?
2. Klasyfikacja dokumentów
3. Elektronicznie czy klasycznie?
4. Demo oprogramowania

Archiwizacja dokumentów – co to jest i na czym polega?

Archiwizacja dokumentów to zbieranie dokumentów firmy, ich klasyfikacja i zabezpieczenie oraz przechowywanie. Czas przechowywania dokumentów jest określony państwowo. Przedsiębiorcy mogą zniszczyć dokumenty dopiero, gdy minie okres obowiązkowej archiwizacji.

Urząd Skarbowy może każdej chwili zgłosić się do danego przedsiębiorstwa w celu kontroli dokumentów, które są odpowiednio sklasyfikowane.

Jak klasyfikowane są dokumenty?

Każdemu z dokumentów nadawane są oznaczenia literowe, co pozwoli je klasyfikować.

Symbol A – są nim oznaczone dokumenty, które mają wartość historyczną i istnieje obowiązek, by przetrzymywać je wieczyście.

Symbol B – oznacza się nim dokumenty niearchiwalne.

Symbol Bc – to symbol wykorzystywany przy dokumentach, które można zniszczyć od razu po ich wykorzystaniu. Dokument można zniszczyć w biurowej niszczarce, bez potrzeby oddawania ich do firm utylizacyjnych.

Symbol B + cyfra – oznaczenie dokumentacji, jaką trzeba archiwizować przez dany okres. Cyfra po symbolu oznacza liczbę lat obowiązkowego przetrzymywania dokumentu.

Symbol BE + cyfra – dotyczy to dokumentu, który po ilości lat (cyfra po symbolu), wymaga przejrzenia ze względu na jego treść i charakter. Po zapoznaniu się z dokumentem trzeba podjąć decyzję o zniszczeniu albo zmianie symbolu klasyfikacji.

Archiwizacja dokumentów – elektroniczna czy tradycyjna?

Obecnie odchodzi się od archiwizowania dokumentów wyłącznie w formie papierowej. Dostępne dzisiaj systemy informatyczne pozwalają na elektroniczny obieg dokumentów, który od razu archiwizuje każdą fakturę czy umowę.
Poza wygodą i przyśpieszeniem pracy, spada ryzyko uszkodzenia lub zagubienia dokumentu, co w przypadku dokumentacji papierowej może wydarzy się w każdej chwili.

W artykule, który opisuje obieg faktury kosztowej widać w jak dużym stopniu usprawnia pracę system informatyczny. Mowa tu nie tylko obiegu dokumentu, który według ustalonej wcześniej ścieżki trafia do odpowiednich osób, ale też o archiwizacji.

Z rozwiązania korzystają firmy z sektora MŚP oraz większe przedsiębiorstwa z Polski i z zagranicy.

Demo oprogramowania

Chcesz wdrożyć archiwizację dokumentów? Zadzwoń pod nr 32 420 66 21 lub wypełnij poniższy formularz.

Firma

NIP

Osoba kontaktowa

Adres email

Telefon

Wyrażam zgodę na przetwarzanie i przekazywanie przez Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o moich danych osobowych w celach marketingowych i informacyjnych zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu odpowiedzi na przesłaną wiadomość do Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.

Uprzejmie informujemy, że:
a) Connecto Sp. z o. o o., ul. Mariacka 1/5, 41-205 Sosnowiec stanie się Administratorem Pani/Pana danych osobowych,
b) dane osobowe będą przetwarzane w celu odpowiedzi na Pana/Pani zapytanie, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych - wykorzystamy je dla przedstawienia oferty naszych produktów i usług bądź informacji o naszej działalności,
c) Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.,
d) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak ich podania uniemożliwi nam odpowiedź na Pana/Pani zapytanie złożone za pośrednictwem stron internetowej
e) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
f) dane osobowe będą przetwarzane w warunkach zapewniających ich ochronę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
g) dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,
W zakresie określonym w pkt. a)-f) powyżej oświadczenia, żądania lub pytania należy zgłaszać w formie elektronicznej na adres biuro@connecto.pl lub pisemnej na adres Connecto Sp. z o.o., ul. Mariacka 1/5, 41-205 Sosnowiec.