
Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą przekazywać faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Obecnie trwa pilotaż środowiska produkcyjnego, ale w lipcu 2024 roku w życie wejdą zostaną obowiązkowe zmiany. Radzimy, jak przygotować się na wprowadzenie KSeF!
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to platforma, za pośrednictwem której przedsiębiorcy mogą otrzymywać i wystawiać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Póki co korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne, ale od lipca 2024 będzie obligatoryjne. Zmiana ta będzie mieć wpływ na prowadzenie działalności biznesowej w wymiarze technicznym, dlatego warto dobrze się do niej przygotować. Co jest konieczne? Przede wszystkim trzeba zintegrować systemy księgowe z KSeF, zwiększyć dostęp MF do danych przedsiębiorstwa oraz wprowadzić cyfrowy obieg dokumentów.
Jakie korzyści daje elektroniczne zarządzanie dokumentami księgowymi?
Wprowadzenie KSeF będzie stanowiło wyzwanie dla przedsiębiorców, ale z drugiej strony pod wieloma względami będzie dużym udogodnieniem. Dzięki temu formalności związane z rozliczeniami finansowo-podatkowymi będą o wiele łatwiejsze. Automatyzacja tworzenia i przetwarzania dokumentów, a także możliwość stworzenia zaawansowanego obiegu dokumentów pozwoli zoptymalizować wydajność pracowników, przy jednoczesnym ograniczeniu pomyłek i błędów. Do tego system ma być dostępny także z poziomu aplikacji mobilnych, przez co świetnie sprawdzi się przy pracy zdalnej.
Wdrożenie tej platformy daje wiele korzyści, takich jak m.in.:
- szybsze przetwarzanie danych i poszerzenie zakresu elektronicznego obiegu dokumentów;
- pełna kontrola nad dokumentami księgowymi;
- poprawa cashflow (m.in. dzięki gwarancji otrzymania faktury czy monitoringowi terminu płatności);
- samofakturowanie, czyli możliwość wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
Podsumowując, KSeF gwarantuje oszczędność czasu, wysiłku i pieniędzy. Do tego ma nadzorować poprawność dokumentacji, ponieważ platforma będzie na bieżąco aktualizowana.
Jak przygotować się do nadchodzących zmian?
Firmy posiadające już narzędzia IT przeznaczone do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania księgowością, powinny upewnić się, czy wykorzystywany dotychczas sposób elektronicznego fakturowania jest zgodny ze strukturą logiczną KSeF i umożliwi bezproblemową integrację w przyszłości.
Przedsiębiorstwa niekorzystające z takich rozwiązań muszą z kolei zainwestować w odpowiedni system, który będzie prosty w obsłudze, funkcjonalny, a do tego oczywiście kompatybilny z KSeF.
W obu przypadkach najrozsądniej jest skorzystać ze wsparcia profesjonalistów. Ocenią wykorzystywane oprogramowanie, a w razie potrzeby pomogą dobrać odpowiedni system, by późniejsza integracja z KSeF odbyła się bez żadnych utrudnień. W ten sposób można uniknąć niepotrzebnych problemów i w pełni skorzystać z tej nowej możliwości.
Jedne z najlepszych programów oferuje Grupa Connecto, partner Comarch. Od 17 lat specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań IT dla przedsiębiorców, w tym też specjalnych systemów do zarządzania księgowością i elektronicznym obiegiem dokumentów. Firma nie tylko dystrybuuje programy, ale też konfiguruje je oraz przeprowadza proces wdrożenia.
Więcej informacji można znaleźć na stronie: https://www.connecto.pl/ksef/.