Konieczność wysyłania dokumentów listem poleconym z potwierdzeniem nie tylko jest mało wygodna, ale też dość ryzykowna. Dzięki rozwojowi technologii można jednak rozwiązać ten problem. Już od tego roku obowiązkowe jest korzystanie z usługi umożliwiającej dopełnianie takich formalności w formie elektronicznej. Wyjaśniamy, czym są e-Doręczenia oraz kto i jak może (czy wręcz musi) z nich korzystać!
E-Doręczenia – co to jest?
E-Doręczenia to alternatywa dla listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. Jest nowoczesną aplikacją, która może (i w wielu przypadkach już musi) być używana przez podmioty publiczne, przedsiębiorców oraz osoby prywatne. W ten sposób da się szybciej, łatwiej i bezpieczniej dopełniać formalności.
Docelowo firmy, podmioty publiczne oraz reprezentanci zawodów zaufania publicznego są zobowiązani do założenia specjalnego adresu mailowego i korzystania z e-Doręczeń (w oparciu o rozporządzenie UE eIDAS i ustawę o doręczeniach elektronicznych UoDE).
Od kiedy działają e-Doręczenia?
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na wszystkie podmioty publiczne, a także firmy rejestrowane w KRS i CEiDG. Wchodzi w życie w kilku etapach, datowanych na kolejno: 1.01.2025, 1.04.2025, 1.07.2025, 1.10.2026 oraz 1.10.2029. Więcej informacji można znaleźć na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.
Aplikacja e-Doręczenia
Aplikacja e-Doręczenia jest bardzo prosta w obsłudze – przypomina skrzynkę mailową. Żeby ją uruchomić, trzeba:
- Wypełnić i złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń przez portal edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl (podpisany elektronicznie przez profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany).
- Aktywować skrzynkę logując się na mObywatel.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl – w zakładce „Twoje skrzynki” trzeba kliknąć „Aktywuj skrzynkę”, podać adres e-mail do powiadomień i zatwierdzić cały proces klikając przycisk „Aktywuj”.
Skrzynka do e-Doręczeń z wielu względów lepiej sprawdza się niż tradycyjne, papierowe listy polecone. Usługa ta powstała, ponieważ dzięki niej:
- wysyłka i odbiór elektronicznych dokumentów są możliwe w każdym miejscu, niezależnie od pory dnia czy nocy;
- nie trzeba udawać się do urzędu i ma się dostęp do ważnych dokumentów w ramach zaledwie kilku kliknięć;
- dokumenty na pewno zostają dostarczone do właściwej osoby, bez ryzyka np. zgubienia, zniszczenia czy kradzieży;
- urzędy, firmy oraz osoby prywatne mogą łatwiej dopełniać formalności.
System kompatybilny z e-Doręczeniami
Wdrażając w organizacji system do zarządzania warto wybrać wariant, który jest już kompatybilny z e-Doręczeniami. Dzięki temu cały proces jest jeszcze łatwiejszy, bo wszystkie potrzebne narzędzia są dostępne na jednej platformie. Wygodnym rozwiązaniem jest system Neon Connecto, obsługiwany online. Z jego pomocą można m.in. tworzyć i przekazywać dokumenty, prowadzić i nadzorować projekty, tworzyć harmonogramy czy usprawniać wymianę informacji między działami.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz na https://neonconnecto.pl/e-doreczenia-wszystko-co-musisz-wiedziec/
