Elektroniczny obieg dokumentów w Connecto Neon

Codzienne działanie firmy opiera się na zbiorze setek czy nawet tysięcy dokumentów. Dzięki nowoczesnym narzędziom IT łatwej nad nimi zapanować. Za pomocą kilku kliknięć da się je porządkować, archiwizować, przetwarzać i udostępniać. Niezastąpionym wsparciem przy dopełnianiu formalności jest też sztuczna inteligencja. W tym wypisie wyjaśniamy, jak sprawdza się elektroniczny obieg dokumentów w Connecto Neon z modułem AI!

Zarządzanie dokumentami z systemem Connecto Neon

System Connecto Neon pozwala wprowadzić w firmie tzw. elektroniczny obieg dokumentów. Oznacza to, że oferuje narzędzia pomagające w prosty sposób tworzyć, archiwizować, udostępniać oraz analizować m.in. umowy, faktury, rachunki, raporty i oferty. Znacznie usprawnia i ułatwia formalności, jednocześnie dbając o bezpieczeństwo danych.

Częścią systemu Connecto Neon jest moduł AI, mający formę inteligentnego czatu. Pełni rolę wirtualnego asystenta, który doskonale sprawdza się w wykonywaniu powtarzalnych, czasochłonnych procesów. Jest niezastąpiony przy formalnościach i zarządzaniu dokumentami, ponieważ o wiele szybciej wykonuje powierzone mu zadania. Z powodzeniem wyręcza pracowników, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Jest niezwykle przydatny podczas pracy zdalnej, hybrydowej i w terenie – wystarczy wpisać polecenie, by np. błyskawicznie znalazł potrzebny dokument i przekazał osobie uprawnionej.

Pełna kontrola nad dokumentami z AI

Moduł AI działa na tej same zasadzie, co powszechnie wykorzystywane narzędzia, jak np. ChatGPT. Do okienka czatu wpisuje się pytania albo polecenia (można je też wypowiedzieć na głos – przetworzy je funkcja „mowa na tekst”), a narzędzie w kilka sekund generuje odpowiedź. W kilka chwil może znaleźć potrzebne dokumenty i dane, ale też wykonać proste zadania.

Dla przykładu: po wpisaniu komendy „Pokaż nieopłacone faktury” wygeneruje listę dokumentów. W ramach tej samej konwersacji można wydawać kolejne polecenia, a także doprecyzowywać je oraz odnosić się do nich, np. „Pokaż mi, kto jest odpowiedzialny za fakturę nr 123/456”.

Z pomocą asystenta AI można również m.in.:

• tworzyć pliki Word i Excel na bazie wybranych dokumentów czy danych;
• przygotowywać analizy na podstawie wskazanych plików/dokumentów;
• generować wykresy i tabele;
• pisać i wysyłać wiadomości e-mail.

Historia rozmów zapisuje się automatycznie, dlatego w dowolnym momencie można wrócić do konwersacji. Użytkownicy mogą również udostępniać je innym, uprawnionym pracownikom, by np. przekazać swoje obowiązki.

Dlaczego warto korzystać z modułu AI w Connecto Neon?

Sztuczna inteligencja to niezwykle przydatne narzędzie, które w wielu przypadkach jest bardziej wydajne i skuteczniejsze. Z powodzeniem wyręcza pracowników z rozmaitych żmudnych zadań. Zaoszczędzony czas i energię mogą wtedy przeznaczyć na ważniejsze obowiązki.

Z pomocą modułu AI można m.in.:

• usprawnić rozmaite procesy, związane z m.in. tworzeniem, udostępnianiem i analizowaniem dokumentów;
• zwiększyć wydajność pracowników, pomagając im zyskać więcej czasu i energii na ważniejsze zadania;
• ograniczyć ryzyko błędów i pomyłek.

Czat jest zintegrowany już z systemem, dlatego nie trzeba za niego dodatkowo płacić. Ma przy tym dostęp do wspólnej bazy danych, co jest bardzo wygodne. W praktyce jest zdecydowanie bardziej opłacalny i bezpieczniejszy niż popularne, zewnętrzne narzędzia – zaawansowane funkcje są dostępne dopiero w wersjach płatnych, a wgrywanie plików wiąże się z ryzykiem ujawnienia danych.

Więcej informacji znajdziesz na: https://neonconnecto.pl/.