Już od 2022 roku testowany jest Krajowy System e-Faktur, który wkrótce ma być obowiązkowy wśród przedsiębiorców. Jak działa, kiedy zostanie wdrożony i jak trzeba przygotować się na tę zmianę? Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć o KSeF!
Co to jest KSEF i od kiedy obowiązuje?
Krajowy System e-Faktur jest zaawansowanym systemem, za pośrednictwem którego uwierzytelnia się, wystawia, odbiera, przegląda oraz przechowuje się faktury ustrukturyzowane, czyli tzw. e-Faktury. Są to elektroniczne dokumenty sprzedaży o uporządkowanej strukturze, zawierające określone w przepisach dane. Mają format xml, zgodnym ze strukturą e-Faktury FA(1), opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzoru Dokumentów Elektronicznych (więcej informacji znajdziesz na: https://www.podatki.gov.pl/vat/wyjasnienia/wzor-e-faktury-udostepniony-na-epuap/).
Ujednolicenie formatowania ma na celu ułatwienie odczytywania i przetwarzania informacji zawartych w dokumencie. W porównaniu z dotychczas używanymi plikami JPK_VAT, JPK_V7M i JPK_FA, na e-Fakturze znajduje się więcej danych. System oznacza dokumenty specjalnym numerem identyfikacyjnym, dzięki któremu możliwa jest weryfikacja danych w czasie rzeczywistym przez organy podatkowe.
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (łącznie z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
Na początku 2027 r. planowane jest rozszerzenie obowiązku na mikroprzedsiębiorców, a także faktury do 450 zł i nieprzekraczające łącznie 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie.
Jak wdrożyć go w firmie?
Przed wdrożeniem KSeF w firmie konieczne są odpowiednie przygotowania. Najważniejsze, by:
- upewnić się, że system księgowy jest zintegrowany z KSeF,
- zwiększyć zakres dostępu Ministerstwa Finansów do danych przedsiębiorstwa,
- wdrożyć albo zoptymalizować obieg dokumentów, głównie proces wystawiania i księgowania faktur sprzedażowych.
Przed 2026 rokiem dobrze jest dodatkowo:
- wykonać audyt obecnego procesu fakturowania, by znaleźć ewentualne nieprawidłowości;
- zaktualizować lub wymienić system księgowy / do zarządzania firmą;
- przeszkolić zespół z obsługi systemu;
- przeprowadzić test systemu, by sprawdzić poprawność jego działania.
Jakie systemy informatyczne zgodne z KSEF wybrać?
Do wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF zostało tylko kilka miesięcy, dlatego nieprzygotowani przedsiębiorcy muszą zacząć działać. Cała procedura może być dość skomplikowana, dlatego najrozsądniej skorzystać z gotowych rozwiązań i wsparcia ekspertów.
Podstawą jest implementacja oprogramowania zgodnego z KSeF. Najlepiej zdecydować się na system, który łączy wszystkie potrzebne moduły, w tym narzędzia niezbędne do księgowości. W ten sposób można znacznie poprawić organizację codziennej pracy, odciążając pracowników i zwiększając ich wydajność. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na elastyczne, skalowane platformy, które można odpowiednio dostosować do potrzeb firmy.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz na stronie: https://www.connecto.pl/ksef/.
