
Firmy rosną, a w raz z nimi rośnie ilość faktur kosztowych, które do nich spływają. Przedsiębiorcy poszukują systemu informatycznego, który pozwoliłby na sprawne rejestrowanie, opisywanie i rozliczanie dokumentów kosztowych. Jaki system warto wziąć pod uwagę?
Dobrym wyborem jest system do zarządzania elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na definiowanie dowolnego schematu obiegu faktury kosztowej. Ważna jest też integracja z aktualnymi systemami ERP.
2. Zwiększ bezpieczeństwo informacji w firmie
3. Integracja z systemem księgowym
4. Prezentacja systemu do obiegu faktur kosztowych
Zbuduj dowolny schemat obiegu faktury kosztowej
Pełnowartościowe oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentacji w firmie takie jak Connecto DMS pozwala na zaprojektowanie wielowariantowego i częściowo zautomatyzowanego schematu workflow dokumentu.
Na etapie analizy przedwdrożeniowej konsultanci Connecto analizują dotychczasowy sposób rozliczania faktur kosztowych w firmie, a następnie starają się go odzwierciedlić w systemie, w taki sposób, aby pracownicy poruszając się po systemie czuli, że został on przygotowany specjalnie dla nich.
Zwiększ bezpieczeństwo informacji w firmie
Cyfryzując obieg faktur kosztowych w firmie zwiększasz bezpieczeństwo kluczowych informacji. Zaawansowany system uprawnień pilnuje, aby tylko upoważnieni użytkownicy mieli dostęp do dokumentów. Użytkownik może widzieć tylko te faktury kosztowe, które dotyczą jego lub jego działu.
Nawet posiadając uprawnienie do przeglądania danego dokumentu, system uprawnień może wyświetlać tylko część informacji. W przypadku faktury kosztowej może się to objawiać tym, że pracownik widzi kwotę na jaką rozliczono fakturę, ale nie widzi w jaki sposób (wskazane MPK, pozycje budżetowe, opis merytoryczny itp.).
Integracja z systemem księgowym
Jedną z najważniejszych korzyści wdrożenia programu do obiegu faktur kosztowych jest fakt, że dane raz wprowadzone do systemu są wykorzystywane w dalszych etapach jego obiegu:
• Sekretariat uzupełnia dane nagłówkowe – kontrahenta, daty, wartości (uzupełniając przy okazji księgę pocztową);
• Pracownicy dokonują opisu merytorycznego np. wskazując MPK i kwoty.
Sprawia to, że księgowość otrzymując w obiegu dokumentów fakturę kosztową, otrzymują niemal w pełni uzupełniony dokument. Posiada on praktycznie wszystkie informacje, które musieliby ręcznie przepisać do systemu księgowego.
System DMS od Connecto wyposażony jest w możliwość integracji z systemami ERP. Dzięki temu, ostatnim krokiem obiegu faktury kosztowej może być jej automatyczny import do odpowiedniego miejsca w systemie księgowym.
Prezentacja systemu do obiegu faktur kosztowych
Jeżeli nie posiadasz jeszcze oprogramowania do zarządzania dokumentacją w firmie, a twoja organizacja zaczyna czuć ciężar ilości dokumentów kosztowych codziennie przesyłanych do sekretariatu to omów się na prezentację systemu do obiegu faktur kosztowych.
Poznaj korzyści z wdrożenia i zobacz system na żywo. Prezentacja może odbyć się zdalnie, w siedzibie Twojej firmy lub w siedzibie Connecto. Zadzwoń 32 263 00 00 lub skorzystaj z poniższego formularza.