Optymalizacja obiegu dokumentów – na czym to polega?

Pierwszym krokiem na drodze do optymalizacji procesów biznesowych w firmie, niezależnie od branży, jest usystematyzowanie obiegu dokumentów. Aby tego dokonać należy znaleźć odpowiednie oprogramowanie, które będzie w stanie dopasować się do wymagań biznesowych twojej firmy, oraz firmę, która posiada odpowiednie kompetencje aby przeprowadzić wewnętrzny audyt, tak zwaną analizę przedwdrożeniową. Przeczytaj ten artykuł aby dowiedzieć się więcej o optymalizacji obiegu dokumentów.

Na czym polega optymalizacja obiegu dokumentów

Optymalizacja obiegu dokumentów dla większości firm w Polsce oznacza wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, które będzie zarządzać przepływem dokumentacji przez firmę w oparciu o zdefiniowane procedury i algorytmy. Systemy tego typu pozwalają na przeniesienie wszystkich dokumentów, formularzy i pism do świata cyfrowego.

W czasie wdrożenia oprogramowania do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów przeprowadzana jest analiza wewnętrznych procesów firmy. Wybierając firmę o dużym doświadczeniu we wdrażaniu tego typu rozwiązań, możemy liczyć na dużą ilość podpowiedzi odnośnie optymalizacji obiegu dokumentów.

Prowadząc audyt procesów, analityk określa jakie procesy biznesowe występują w firmie, jakie dokumenty biorą w nich udział, oraz jakie zadania i przez których pracowników muszą zostać wykonane w kontekście danych dokumentów aby proces mógł przebiegać zgodnie z procedurami. Czasami firmy mogą nie zdawać sobie sprawy z tego, że pracują w sposób ustrukturyzowany.

Wynika to z tego, że procedury obsługi danego dokumentu nie zostały nigdy spisane na papier. W przypadku systemu do obiegu dokumentów nie będzie to konieczne, gdyż cała procedura obsługi dokumentu zapisana będzie w jego konfiguracji.

Jak powinna przebiegać optymalizacja obiegu dokumentów

Pierwszym krokiem na drodze do optymalizacji obiegu dokumentów jest przeniesienie do komputera wszystkich lub wybranych dokumentów wraz z procedurami ich obsługi. Kolejnym krokiem jest monitorowanie kluczowych czynników związanych z obiegiem dokumentów dzięki informacjom przechowanym w bazie danych.

Najczęściej klienci chcą monitorować opóźnienia w realizacji procesu, oraz identyfikować wąskie gardła. Przykładowo, okazać się może, że proces obsługi dokumentu nie jest wydajna, gdyż na jednym z etapów trafia on do osoby mocno obłożonej innymi zadaniami lub do osoby rzadko korzystającej z systemu z powodu specyfiki swojej pracy (np. zarząd).

Bieżące analizowanie procesów, oraz powiązanych z nimi wskaźników umożliwia wyciągnięcie odpowiednich wniosków i wdrożenie ich w życie np. w postaci modyfikacji ścieżki obiegu dokumentów lub dodania automatu, który wspiera obieg dokumentów przesyłając dokumenty we wskazane miejsce jeżeli przebywa on na danym etapie zbyt długo lub spełni inne warunki automatu. Dobre systemy do zarządzania obiegiem dokumentów umożliwiają na monitorowanie i edycję workflow dokumentu za pomocą intuicyjnych narzędzi i konfiguratorów.

System do optymalizacji obiegu dokumentów

Oprogramowanie do optymalizacji obiegu dokumentów i ich cyfryzacji, takie jak system Connecto DMS pozwalają na uproszczenie i automatyzację wszystkich procesów biznesowych występujących w twojej firmie, niezależnie od branży. Producent zadbał nie tylko o to by jego system był bezkonkurencyjny. Zatrudnia on również sztab profesjonalistów, których zadaniami są przeprowadzanie audytów procesów biznesowych w twojej firmie, a następnie ich optymalizacja i odzwierciedlenie w systemie Connecto DMS.

Dzięki temu, że oprogramowanie do optymalizacji obiegu dokumentów Connecto DMS napisane jest w oparciu o najnowocześniejsze technologie IT, może być integrowane z dowolnym innym systemem informatycznym. Pozwala to na uproszczenie i automatyzację wielu czynności, na przykład wysyłania wiadomości e-mail czy SMS, przekazywania lub pobierania danych z/do innego systemu, wykonywania czynności w innym systemie (np. wystawienie faktury czy zaksięgowanie kosztów lub przychodów).

Zobacz system obiegu dokumentów

Chcesz zobaczyć jak działa systemu obiegu dokumentów? Interesuje Cię prezentacja zdalna lub w Twojej siedzibie? Skontaktuj się z nami za pomocą formularza kontaktowego lub zadzwoń 32 263 00 00. Jesteśmy do dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 16:00.