Współcześnie coraz częściej korzysta się z elektronicznych dokumentów, ponieważ jest to wygodniejsze oraz bardziej ekologiczne rozwiązanie. Chociaż pliki cyfrowe zdecydowanie łatwiej się archiwizuje, trzeba zadbać o ich odpowiednią organizację. Wyjaśniamy, na czym polega digitalizacja dokumentów oraz kiedy warto ją wdrożyć!
2. Komu może się przydać?
3. Gdzie szukać specjalistów od digitalizacji dokumentów?
Co to jest digitalizacja dokumentów?
Na początek wyjaśnijmy, co to jest digitalizacja dokumentów. Określenie to odnosi się do szeregu procesów związanych z przenoszeniem danych do środowiska cyfrowego oraz ich odpowiednim archiwizowaniem. Procedura ta obejmuje nie tylko tworzenie skanów papierowych pism, ale też gromadzenie istniejących już plików cyfrowych, a także generowanie nowych.
Specjalne systemy do digitalizacji dokumentów pozwalają zachować porządek, ponieważ tworzą firmową bazę danych. Pomagają błyskawicznie dotrzeć do niezbędnych informacji, zabezpieczając je przed skasowaniem, niepożądaną modyfikacją czy wyciekiem. Dzięki nim można także wprowadzić tzw. elektroniczny obieg dokumentów – przydzielać dostęp do konkretnych pism określonym osobom, a także nadzorować, czy zostały już przekazane i odczytane.
Komu może się przydać?
Komu może się przydać system do digitalizacji dokumentów? Takie rozwiązanie doskonale sprawdza się w przypadku dużych, średnich, a także małych firm. Ponieważ platforma może być odpowiednio przystosowana do indywidualnych wymagań, znajdzie zastosowanie w każdej branży – prowadzenie przedsiębiorstwa zawsze wiąże się z dużą ilością formalności.
W digitalizację dokumentów powinny inwestować też wszystkie te firmy, które chcą utrzymać dobrą pozycję na rynku i/lub planują się rozwijać. Dodatkowe wsparcie pozwala znacznie usprawnić codzienne funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa oraz pomaga wyeliminować wiele błędów, ponieważ znacznie ogranicza opóźnienia, pomyłki, nieporozumienia itp. Dzięki niemu pracownicy są bardziej wydajni (np. mogą szybciej pracować, nie dublują zadań), a klienci są sprawnie obsługiwani (np. nie muszą długo czekać na fakturę czy umowę). Wszystko to przekłada się na wymierne korzyści dla firmy.
Więcej informacji o zaletach systemu do digitalizacji dokumentów można znaleźć na: https://www.connecto.pl/digitalizacja-obiegu-dokumentow-dlaczego-warto-sie-zdecydowac/.
Gdzie szukać specjalistów od digitalizacji dokumentów?
Zastanawiasz się, gdzie szukać specjalistów od digitalizacji dokumentów? Wybierz firmę, która zaproponuje Ci spersonalizowaną ofertę, dostosowaną do specyfiki Twojej działalności i przedstawi Ci ją na specjalnym spotkaniu. Umów się na prezentację, na której konsultanci dokładnie zademonstrują wszystkie funkcje systemu oraz wyczerpująco odpowiedzą na ewentualne pytania. W ten sposób przekonasz się, dlaczego warto zainwestować w takie narzędzie oraz jak będzie wyglądał proces wdrożenia.
Jesteś zainteresowany systemem do digitalizacji dokumentów? Wypełnij formularz kontaktowy lub zadzwoń na numer 32 263 00 00. Wybierz termin spotkania, by poznać ofertę przystosowaną do Twoich potrzeb. Prezentacja (stacjonarna lub on-line) jest darmowa i niezobowiązująca.
