Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Reklama

Reklama
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
[Głosów:0    Średnia:0/5]

Rozwój technologii i cyfryzacji w coraz większym stopniu objawia się we wszystkich sferach codziennego życia. Od kilku lat z powodzeniem znajduje swoje zastosowanie również w obszarze tworzenia, ewidencji oraz archiwizacji dokumentów.

1. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
2. Zarządzanie dokumentami w wersji elektronicznej
3. Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
4. Korzyści płynące z wdrożenia systemu do obiegu dokumentów

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że firmy oszczędzają czas i pieniądze. Wzrasta wydajność pracowników, którzy zamiast przetwarzać dokumenty osobiście, mogą skorzystać z elektrycznego obiegu dokumentacji. Dzięki temu informacje są lepiej zabezpieczone i możliwa jest większa kontrola nad przepływem informacji. Automatyzacja procesu obiegu faktur, korespondencji i umów to dobro dla każdej firmy, w której istotne jest zwiększenie wydajności i ograniczenie kosztów.

Zarządzanie dokumentami w wersji elektronicznej

Obecnie elektroniczna postać zarządzania dokumentami oraz zadaniami przyjmuje różne oblicza. Powinny być one przystosowane do profilu firmy i potrzeb indywidualnego użytkownika. Nie mniej jednak, w ogólnym znaczeniu, jest to struktura informatyczna oparta na rozbudowanej bazie danych, dotycząca określonej dokumentacji. W oparciu o potrzeby i cele, programy dedykowanie obsłudze elektronicznego obiegu dokumentów wprowadzają przydatne funkcje. Dzięki temu system może osiągnąć maksimum efektywności.

W zależności od oczekiwań przedsiębiorstwa, może to być swobodny i nieograniczony dostęp do dokumentów i informacji o nich czy możliwość wprowadzenia potrzebnych modyfikacji. Dzięki temu zyskuje się narzędzie do standaryzacji i regulacji przepływu dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów poprawia w znaczącym stopniu możliwości administrowania przedsiębiorstwem.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów jest bez wątpienia nowoczesnym rozwiązaniem, które wdrażane jest regularnie w wielu branżach. Pozytywne konsekwencje, jakie za sobą niesie to:

Wspólna przestrzeń dla całości dokumentacji. Przede wszystkim jest to sposób na zebranie pełnej informacji o dokumentacji w jednym, centralnym miejscu. Może to być platforma, baza lub domena z określonymi zasadami dostępu. Każdy dokument zostaje wprowadzony jako postać elektroniczna, następnie pokonuje te same etapy, które z kolei są odnotowywane i zestawiane.

Określanie położenia dokumentu. Możliwość pełnego monitorowania lokalizacji poszczególnych materiałów w każdym momencie. Odpowiednio skonfigurowane bazy generują natychmiastową informację zwrotną o ewentualnej zmianie położenia dokumentu oraz zastosowanym wobec niego operacjom.

Natychmiastowe wyszukiwanie. W tym miejscu znów warto wskazać zasadnicze ułatwienie, tym razem w zakresie szybkiego odnajdywania potrzebnego materiału. Dzięki temu można ustalić czy konkretny dokument trafił do placówki, kto go odebrał, przetworzył lub w jaki sposób został zarchiwizowany – i co najważniejsze – jak w danej chwili do niego dotrzeć.

Uporządkowanie przestrzeni. Ostatnią, jednak równie istotną zaletą jest oszczędność miejsca. Dokumentacja, zwłaszcza ta obszerna w swojej tradycyjnej, papierowej postaci, z reguły wymaga dużej powierzchni przechowywania. W przypadku formy elektronicznej, wystarczy zdalny dostęp do podręcznego archiwum.

Korzyści płynące z wdrożenia systemu do obiegu dokumentów

Wszystkie te zalety składają się na ujednolicanie wszelkich procedur w firmie. To z kolei usprawnia realizację poszczególnych czynności i poprawia jakość obsługi klientów końcowych. Korzyści płynące z elektronicznego obiegu dokumentów przekładają się na usprawnienie procesu zarządzania firmą, oszczędność czasu i wzrost komfortu użytkowników.

Ponadto w perspektywie całościowej umożliwiają zwiększenie wydajności wszelkich działań przedsiębiorstwa. Jest to uniwersalne narzędzie efektywnego zarządzania materiałami, które sprawdza się we wszystkich branżach, bez względu na strukturę organizacyjną, szczebel czy zasoby.

Firma

NIP

Osoba kontaktowa

Adres email

Telefon

Wyrażam zgodę na przetwarzanie i przekazywanie przez Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o moich danych osobowych w celach marketingowych i informacyjnych zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Connecto Sp. z o.o. ul. Mariacka 1/5 w Sosnowcu i spółki zależne Connecto Sp. z o.o w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności na przesyłanie przez Connecto Sp. z o.o. informacji handlowych na podany adres poczty elektronicznej lub numer telefonu.